Come impostare e gestire i propri obiettivi

“Nel 1999 ho presentato gli OKR ai co-fondatori di Google, Larry e Sergey. Sergey, entusiasta, ha detto che li avrebbe usati. Beh, più o meno. Quello che ha detto davvero è stato: ‘Non abbiamo nessun altro modo per gestire questa azienda, quindi li proveremo." (Risate) Io l'ho preso come una sorta di approvazione.” - John Doerr

Ci sono sicuramente altri modi per impostare gli obiettivi, ma onestamente io non ne conosco altri. Quello degli OKR è il sistema che ho sempre utilizzato sia per progetti lavorativi che personali, e me ne sono innamorato dopo aver ascoltato le storie di Doerr nel suo Ted Talk.

John Doerr durante il suo Ted talk “Why the secret to success is setting the right goals“ - credit: canale YouTube di Ted

Le OKR, acronimo di "Objectives and Key Results," sono una metodologia di gestione dei traguardi e dei risultati. Sono utilizzate per definire e monitorare gli obiettivi chiave di un'organizzazione, di un dipartimento o di un individuo, focalizzandosi su ciò che deve essere raggiunto e come misurare il successo.

Nello scorso articolo abbiamo parlato dell’importanza di impostare una chiara visione della propria visione attraverso il mission statement, ma è arrivato il momento di impostare i nostri obiettivi.

Spoiler: gli OKRs inglobano gli SMART goals.

Breve Storia delle OKR

La Objectives and Key Results è una metodologia di definizione degli obiettivi che ha origine ad Intel nel anni Sessanta grazie al sul cofondatore Andy Grove.

Egli sviluppò questo sistema snellendo la "gestione per obiettivi" (MBO) sviluppata precedentemente da Peter Drucker negli anni Cinquanta, e aggiunto il concetto dei Risultati Chiave.

La metodologia è stata poi resa popolare in America da John Doerr nei primi Duemila. Prima per averla introdotta in Google, e successivamente grazie al successo del suo libro “Measure what matters”.

Ad oggi gli OKR sono sempre più utilizzati da ogni tipo di multinazionale, da Spotify e Slack, a Deloitte e Dropbox.

Concetti chiave

Obiettivi: Sono traguardi ambiziosi e qualitativi che descrivono ciò che un'organizzazione o un team vuole raggiungere. Gli obiettivi devono essere fonte di ispirazione e fornire una direzione. Rispondono alla domanda: "Cosa stiamo cercando di realizzare?".

Risultati chiave: I Risultati Chiave sono risultati specifici, misurabili e limitati nel tempo che indicano il progresso verso il raggiungimento degli Obiettivi. Rispondono alla domanda "Come misureremo il successo?". I risultati chiave sono tipicamente numerici e forniscono un chiaro indicatore del raggiungimento di un obiettivo.

Allineamento: Gli OKR sono progettati per creare allineamento in tutta l'organizzazione. Gli obiettivi a livello aziendale si estendono a cascata ai livelli dipartimentale, di team e individuale, assicurando che gli sforzi di tutti siano in sintonia con gli obiettivi generali dell'organizzazione.

Controlli regolari: Gli OKR incoraggiano i controlli regolari e il monitoraggio dei progressi. I team e gli individui spesso rivedono e aggiornano i loro OKR su base trimestrale. Questa valutazione frequente consente l'agilità e gli aggiustamenti necessari.

Obiettivi ambiziosi: Gli OKR promuovono la definizione di obiettivi ambiziosi e impegnativi. L'idea è quella di incoraggiare i team a superare la loro zona di comfort e a raggiungere risultati significativi.

Trasparenza: Gli OKR sono spesso resi visibili a tutti i dipendenti di un'organizzazione. La trasparenza aiuta a promuovere la responsabilità e assicura che tutti comprendano come il loro lavoro contribuisca agli obiettivi più ampi.

Autonomia e proprietà: Sebbene vi sia un allineamento intorno agli Obiettivi di alto livello, le OKR consentono ai team e ai singoli individui di determinare il modo in cui raggiungere i risultati chiave. Questo favorisce il senso di appartenenza e la creatività nella risoluzione dei problemi.

Apprendimento continuo: Gli OKR promuovono una cultura di apprendimento e miglioramento continuo. I team e gli individui sono incoraggiati a riflettere sui loro progressi e a imparare sia dai successi che dai fallimenti.

Adattabilità: Gli OKR riconoscono che le priorità possono cambiare. Se le circostanze o le condizioni di mercato cambiano, gli obiettivi e i risultati chiave possono essere modificati per riflettere la nuova realtà.

Feedback e coaching: gli OKR spesso prevedono coaching e feedback per aiutare individui e team a fissare obiettivi significativi e a raggiungerli in modo efficace.

OKR in pratica

John Doerr ha un sito con un mini-corso, che ti consiglio di fare se vuoi approfondire. Ma se lo preferisci, ho preparato qui per te una breve checklist per impostare le tue OKR in meno di 20 minuti:

Objectives

1. Definire l'obiettivo: Indicare chiaramente l'obiettivo generale. Deve essere stimolante, qualitativo e rispondere alla domanda: "COSA stiamo cercando di ottenere?".

2. Allinearsi agli obiettivi organizzativi: Assicurarsi che l'obiettivo sia in linea con gli obiettivi e la missione di alto livello dell'azienda o del team.

3. Obiettivi a cascata: Se applicabile, collegare l'obiettivo a obiettivi aziendali o dipartimentali di livello superiore. Questo dimostra l'allineamento e contribuisce agli obiettivi generali dell'organizzazione.

4. Siate ambiziosi: Incoraggiate obiettivi ambiziosi che spingano i team e gli individui a raggiungere più di quanto inizialmente ritenuto possibile.

Key Results

5. Identificare i risultati chiave: Elencare i risultati chiave specifici e misurabili che indicano il successo. Ogni risultato chiave deve essere quantificabile e limitato nel tempo, rispondendo alla domanda "COME misureremo i progressi e il successo?".

6. Definire i tempi: Definire il calendario per il raggiungimento dei risultati chiave. I tempi più comuni sono trimestrali, ma possono variare a seconda delle esigenze dell'organizzazione.

7. Renderlo S.M.A.R.T.: Assicuratevi che ogni risultato chiave sia specifico, misurabile, realizzabile, pertinente e limitato nel tempo (S.M.A.R.T.).

8. Assegnare la responsabilità: Assegnare chiaramente la responsabilità per il raggiungimento dell'obiettivo e dei risultati chiave ai singoli o ai team. Tutti devono sapere chi è responsabile.

Punti per la revisione e la gestione

• Stabilire le priorità: Se hai più obiettivi e risultati chiave, stabilitene la priorità per concentrarvi prima su quelli più critici.

• Mantenere la semplicità: Evitare di sovraccaricare il documento OKR con troppi obiettivi o risultati chiave. Mantieni il documento semplice e mirato con massimo 5 obiettivi.

• Rivedere e rivedere: Rivedete e aggiornate regolarmente i vostri OKR. Devono essere dinamici e adattabili ai cambiamenti delle circostanze.

• Promuovere la trasparenza: Condividete il documento degli OKR con tutte le parti interessate per promuovere la trasparenza e l'allineamento.

• Monitorare i progressi: Stabilite un sistema per monitorare i progressi verso i risultati chiave. I controlli e gli aggiornamenti regolari sono fondamentali.

• Fornire feedback e supporto: Offrite coaching e supporto ai singoli e ai team che lavorano sugli OKR. Incoraggiate una cultura del miglioramento continuo.

• Riflettere e imparare: Alla fine del periodo di OKR, condurre una revisione per riflettere su ciò che è andato bene e su ciò che potrebbe essere migliorato per il ciclo successivo. Utilizzate gli spunti di riflessione per perfezionare gli OKR per il periodo successivo. Il processo dovrebbe essere iterativo e migliorare continuamente nel tempo.

Esempi pratici

• Obiettivo: Raggiungere una scala significativa raggiungendo 5.000 sottoscrizioni di software Risultato chiave 1: 100.000 visitatori del sito al mese tramite SEO tecnico e non tecnico. Risultato chiave 2: Migliorare l'imbuto per raggiungere 5.000 abbonamenti/mese sulla base di tutto il traffico del sito. Risultato chiave 3: Scalare il prodotto e i processi per supportare 5.000 abbonamenti/mese. Risultato chiave 4: NPS superiore a 90.

• Obiettivo: Scalare i servizi per migliorare i margini. Risultato chiave 1: Sorprendere l’80% dei nostri partner intermediari con i nostri prodotti e servizi. Risultato chiave 2: Aumentare l'efficienza dell'acquisizione di 10 nuovi broker. Risultato chiave 3: Lanciare 2 nuovi prodotti.

• Obiettivo: Perfezionare l'intera esperienza utente. Risultato chiave 1: Raggiungere un fatturato ricorrente annuale di $X entro la fine del trimestre rispetto all'attuale: $Y. Risultato chiave 2: Mobile - migliorare il sentiment al 75% dall'attuale 69%. Risultato chiave 3: Desktop - migliorare il sentiment al 92% dall'attuale 89%.

Le mie OKR

Trattandosi di un progetto in solo, ho stabilito un unico obiettivo, basato sulla mia One Metric That Matters (argomento per futuro articolo). L’obiettivo è chiaro, da raggiungere entro il 31 marzo 2024 (Q1), e il numero arbitrariamente alto, contando che partiamo da zero, e senza una audience preesistente:

• Obiettivo: raggiungere 500 iscritti alla newsletter Risultato chiave 1: pubblicato 50 post Linkedin + 15 articoli newsletter Risultato chiave 2: raggiungere media 20.000 views/settimana ai post Linkedin Risultato chiave 3: 100 iscritti entro 31 gennaio

Conclusione

In breve, gli OKR forniscono un quadro strutturato ma flessibile per la definizione degli obiettivi e la gestione delle prestazioni. Sono stati ampiamente adottati da molte organizzazioni di successo per migliorare la concentrazione, l'allineamento e la responsabilità nel perseguimento delle loro missioni e obiettivi.

Nel prossimo articolo parliamo dell’importanza delle Buyer Personas, e di come crearne una senza impazzire, in meno di un’ora.